【内容摘要】 本文对文档一体化管理进行了初步探讨。论述了文档一体化的含义，文档一体化管理的理论依据和其发展过程。阐释了发展文档一体化的必要性和目前影响文档化一体化发展的因素，并提出了实施文档一体化管理的一些具体措施。
【关键词】 文档一体化；理论依据；发展过程；必要性；制约因素；实施措施

 

1文档一体化的含义

1.1 文档一体化的含义与内容

文件是人类记录、传递和存储信息的一种工具,是指国家机关、社会团体、企事业单位或个人在社会活动中处理事务、交流信息而使用的各种文字、图表、声像等记录材料。档案来源于文件，一般说来，档案是在文件使用或办理完毕后，经过鉴定归档转化形成的。档案是文件生命有机体的延伸，档案是处于一定历史阶段的文件。档案管理是文件管理的延伸和发展。

文档一体化，就是从文书和档案工作全局出发，实现从文件生成制发到归档管理的全过程控制。它把文书工作与档案工作用同一系统进行统一的控制，纳入一个统一的管理系统中，也就是把将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理。文档一体化包括文档实体生成一体化、文档管理一体化、文档信息利用一体化、文档规范一体化等。

 

1.2 传统档案管理与文档一体化管理的区别

在传统的文件档案管理中，文件转换成档案必须经过收集、整理、分类编目、保管、鉴定、统计、检索利用等这几个阶段,，都是通过对材料实体的手工操作来完成，其工作内容具有很强的专业性，因此必须由档案工作人员亲自完成。

在文档一体化管理中，电子文件归档后形成的电子档案仅仅只是一个在电子文件上设置归档的信息或标志的过程，没有以往那种很强的档案专业内容。在没有明确的归档操作等加工过程而又要保证归档的电子文件符合档案管理标准的情况下，要求在电子文件形成初期就要对它按照档案管理工作的要求实施控制管理，也就是相当于将传统纸质文件归档过程中的后期工作移至文件形成阶段来完成，实质上是加强了档案管理的前端控制。

 

2 实施文档一体化的理论依据

从文件生命周期的角度看，文件与档案的关系决定了它们具备实行一体化管理的条件。

首先，现行文件与档案是一个具有内在联系的整体。它们的物质形态、内容主题以及社会本质都是相同的，均是附在有形物质上的信息，其区别仅在于是现行文件还是历史文件，从现行文件到历史文件，是一个完整的运动过程，显然，文件与档案只有运动阶段的区别而无本质的不同，对处于不同阶段的文件实行一体化管理，是顺理成章的事情。

其次，文书处理部门与档案部门只是分别管理处于不同运动阶段的文件。在文件的制作阶段和现行使用阶段，文件处于不停的运动中，适宜分散保存，以便随时查用和迅速运转。这项任务主要由文书处理部门承担。文件处于“休眠”状态，宜集中保存，这样既有利于档案的完整、安全与科学管理，又有利于向社会提供利用，这就有了档案管理的工作。二者都是为了存贮信息，传输信息。

再次，从系统学的角度看，文书和档案构成了一个完整的信息系统，在这个信息系统中，文件的质量直接决定着档案的质量，档案的质量又对未来文件的形成、收集、整理产生反作用，二者的关系十分密切，相互关联又相互影响。

因此，如上所述，把文书和档案工作纳入一个系统内进行统一管理，有利于文档信息系统整体化优势的发挥，有利于档案现代化管理的快速发展。

 

3 文档一体化的发展历程

我国文档一体化的萌芽于20世纪30年代的“文书档案连锁法”。“文书档案连锁法”是将文书处理与档案管理合一的方法，其核心内容是在一个机关范围内，将机关总收发室与档案室工作进行连锁，使用文书工作与档案工作合二为一。其理论依据为“寻求文书收发与档案管理之连锁，概以文书与档案本不能分，档案原为归档之文书，文书即为未归档之档案，二而实一也。”（甘乃光语）。与现代的文件生命周期理论很相近。

在西方国家中，美国最早提出了文档一体化的理论并发展了它。到20世纪80年代文档一体化管理方式已在欧美实行。伴随着计算机的应用，文件生命周期理论与文件连续体理论皆将文件和生命运动看作一个完整的生命过程。我国也相继引入了外国相关理论，支持文档一体化的提法。

 

4 发展文档一体化的必要性

4.1实现文档一体化管理是数字化政务办公自动化要求和档案工作发展的必然趋势。

文档一体化是档案管理工作发展的必由之路，办公自动化的出现，产生了大量的电子文件，这为文件的归档和管理带来了新的问题，也是当前档案工作面临的重要课题。因此，将文件管理和档案管理纳入一体化考虑已经提上议事日程。

4.2实现文档一体化管理可提高工作效率，达到资源共享。

实现文档一体化管理，可把文件管理和档案管理看作是一个统一的、相互联系的系统工程，采取统一的工作制度、原则、方法和共同遵守的技术操作规范及标准来控制前后各有特点但又互相连接、衔接的工作程序，最大限度地利用各因素之间的同一性来完成文档一体化的工作体系，不仅可以加强档案部门对文件管理的超前控制，保证归档档案的质量，还能够减少档案部门的工作程序和人、财、物的重复和浪费，达到文书、档案信息共享，发挥文档一体化综合的整体优势。

4.3实现文档一体化管理可最大限度地确保档案资料的完整性。

实行文档一体化管理，要求从文件产生到运转的每个环节都体现出档案工作的要求，可以在文件办结后随时归档，减少档案集中整理的环节，从而保证档案资料的完整性。采用了“以文件为单位”的立卷方法，卷内文件单一，便于档案归档、保密、缩微、复制、鉴定、销毁和借阅。采用两种保管期限，永久、定期保管期限的档案文件，可以按年代分别编流水号，这有利用于遗漏、零散文件的补充和调整，从而确保档案管理的完整性、科学性和系统性。

4.4 实现文档一体化管理，可提高文书处理人员和档案管理人员的工作质量和服务意识。

 

5 制约文档一体化发展的因素

5.1 学科研究方面

研究文档一体化必须对文件和档案管理都给予高度的重视，甚至更要重视文件管理的研究，因为文件是档案的前身，文件管理是档案管理的前处理工作。而我国档案界传统上把文件学视为档案学的分支学科，对文件管理的研究不够深入。这种理论建构上的缺陷严重影响了文档一体化问题的研究。

5.2 管理体制方面

我国统一领导分级管理的档案管理体制比较健全，档案法规标准也比较完备。但是就文件管理来说，还没有一个专门的文件管理工作机关，文件管理工作和文件学研究缺乏统一的、经常性的组织领导。文档管理模式难以适应计算机工作方式，也难于实施对应归档电子文件的超前控制。

5.3 工作业务方面

管理体制的分割，造成文件管理和档案管理在工作业务上的分离。档案的质量状况承袭于它的前身—文件。管理体制上的分割，文件和档案两个标准化组织之间缺少沟通，使得对标准化、规范化要求程度很高的文档一体化进一步受到阻碍。

5.4人员素质方面

推行文档一体化，要求从业人员既要精通文件、档案管理业务，又要熟练掌握计算机等现代办公设备的操作技术。但是目前我国文件、档案管理工作者的素质离这样的要求还有一定的距离，人员队伍整体知识结构失衡，制约着档案自动化管理的发展。

 

6 实施文档一体化的措施

6.1 提高思想认识

全体档案工作者，尤其是档案部门的领导，必须对文档一体化管理有一个全面、客观、充分的认识。档案工作者必须充分认识文档一体化管理的必要性和可行性，增强推行文档一体化管理的自觉性，增强推行文档一体化管理的紧迫感和使命感。

文档一体化管理是正在探索中的档案工作改革之路，是一种新生事物，且又与高科技有着密切联系，这使得一些档案工作者，尤其是已经习惯传统档案工作方式的老档案工作者，对其望而生畏，不敢尝试学习运用。但是，每个档案工作者都必须清楚认识到：文档一体化管理是信息时代对档案工作的要求，不应该也不可能逃避、退缩。只有克服畏难情绪，知难而进,逐步实现全方位的文档一体化管理，才能够适应高速发展的社会的需求。

6.2 加强文件管理的标准化、规范化

由于文件管理与档案管理的前后相承的关系，文件管理势必直接关系到档案管理的存在和发展。只有文件管理标准化、规范化，档案管理才能够继承结果，顺利展开。如果文件管理无章可循，紊乱不堪，将直接使档案管理各环节陷入忙乱无序状态，影响整个综合管理系统整体功能的发挥。因此，必须强化文件管理的标准化、规范化，严格规范揭示文件内部特征和外部特征信息的各项数据，为推行文档一体化管理服务。

6.3建立文档一体化管理的业务体制

一是要建立文档一体化管理的组织机构，要从上到下逐级成立一个文档一体化综合管理机构来保证，文档管理部门从横向、纵向上取得联系，共同协商，齐抓共管，为实现文档一体化管理打下扎实的组织基础。

二要建立统一的业务规范。首先，统一用品。从文书处理用的拟稿纸、文件处理单、各种表格到文书立卷用的卷皮、卷盒及各种装具，一律由国家档案局统一规格，统一监制，有效地保证文档用品的规范一致。其次，统一编号。文书处理部门对文件进行分类编号时，首先应严格执行国务院办公厅和中共中央办公厅关于文件编号的有关规定，与此同时，也要考虑同档案部门分类立卷归档的一致性。如果文书处理部门能够严格按照有关规定和各部门职能活动的特点去分类编号，就会与档案部门的分类组卷取得一致。

三要统一抓岗位培训。推行文档一体化管理，首先在于提高文秘、档案工作人员的思想认识和业务素质。要通过岗位培训使他们充分认识文档一体化的必要性，增强推行文档一体化的自觉性，掌握文档工作的基本知识和技能。与此同时要注重抓好领导者的培训，能否真正全面推行文档一体化管理在很大程度上取决于领导的重视程度。

6.4 加强文档一体化软件的统一规划

其一，对档案室文档一体化软件加以统一。为确保文档一体化软件的通用性，避免日后进行二次输入造成人力、财力、物力和时间上的巨大浪费，档案行政管理部门可以根据各机关单位形成的电子文件与档案馆计算机系统的兼容性，选择1～2种实用有效的文档一体化软件，做为通用软件。

其二，依据各单位的职能，按照标准化、规范化的要求，调整、制定适应于文档一体化管理的分类方案与保管期限，并使之代码化；对各种表明档案信息内容特征的著录与标引加以统一。

6.5 建立文档一体化计算机管理系统

目前，文书处理部门和档案管理部门使用的计算机或已有的软件不能互用，输入的文件、档案不能互调，缺乏通用性，严重制约了文档一体化管理的进程。为了避免进行二次输入造成人力、财力、物力和时间上的巨大浪费，档案行政管理部门可以根据各单位形成电子文件与档案室计算机系统的兼容性，选择1～2种实用有效的文档一体化软件,调整、制定适应于文档一体化管理的分类方案与保管期限。在开发统一的文档一体化管理系统时应注意以下几个方面的问题：

1）要考虑数据结构的一致性。在新的文档一体化管理业务规范未出台之前，设计数据库时，既要参照《国家机关公文格式》，又要遵循《档案著录标引规则》，统一设计公文著录和档案著录数据结构，以保证数据结构的一致性，尽可能地将档案文件的著录项目放在公文登录项中，充分发挥计算机一种输入、多种输出的优势。

2）要考虑功能结构的连贯性。系统功能应当按照文档处理的业务流程和管理人员的操作思路进行设计，操作人员只要选择所需功能完成操作即可有条不紊地完成各项管理业务，即将档案信息前期处理工作分散到公文形成和运行过程中完成，为档案立卷、编目、检索创造必要的基础条件。同时，可将文书处理部门转换过来的全文信息一并转换成档案信息，使档案检索实现二级提问、三级显示，并可在保密控制下通过系统向查询者开放，实现前环为后环打基础，后环为前环优质服务的良性运行机制。

3）要考虑管理方式的协调性。新技术的应用需要建立与之相适应的管理方式，改革传统的立卷归档方法，推行按职能、专业为主的大概念的以件为单位的新型立卷方法，便于档案人员在计算机上只要输入归档文件的组卷标识、保管期限标识等，适当修改或调整即成案卷，所有的抄写工作均由计算机打印完成。

 

6.6 加快办公自动化进程，加快数字化档案馆建设的步伐。

办公自动化是文档一体化管理得以实现的物质基础和手段。全面加强办公自动化的宏观管理和加大办公自动化硬件建设的投入力度，不断提高办公自动化水平，可以为文档一体化管理的持续、稳定、有序发展创造坚实的物质基础。

目前我国大多数高校对档案的管理仍停留在对纸质文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，而随着电子政务的普及，各国之间、各高校之间的学术交流明显增多，这就要求高校档案的交流和利用要有更加快捷、顺畅的渠道(在网络上建设数字化档案馆无疑是最佳的选择)有步骤、有秩序地逐渐实现纸质档案、照片底片档案、录音录像档案等各种形式档案的数字化，并提高对电子文件、电子档案等新型档案的开发、利用和处理的技术水平。办公自动化是文档一体化管理得以实现的物质基础和手段。只有加快办公自动化进程，才能有效推进文档一体化管理进程。

 

 

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